怎樣寫好邀請函
分類: 通信禮儀
禮儀詞典
編輯 : 禮儀知識
發布 : 08-20
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邀請函是公務禮儀書信的一種。在個人社會交往中, 一般叫請柬或請帖。邀請函的篇幅不長, 寫法相對簡單一些。
什么是邀請函?
因公務發出邀請的函件, 就是邀請函。它是為鄭重邀請有關人員參加重大會議、重要儀典及紀念性活動而發出的書面通知。又稱邀請書、邀請信。
邀請函是一種禮儀性函件。屬于公務文書中“函”的一種, 用函的形式正式告知邀請對象參加有關活動事宜。
邀請函使用的情形大致有:
邀請參加會議及儀典, 如一些紀念性慶祝大會、典禮、儀式等。
邀請參加大型文體活動, 如運動會、文藝晚會、聯歡會等。
邀請參加各類學術性、專業性會議, 如學術研討會、座談會、論證會、鑒定會等。
邀請參加商務性、業務性會議, 如商務洽談會、產品展銷會、訂貨會、展覽會等。
邀請參加各類社交性活動, 如宴會、酒會、茶話會等。
邀請函通常用來邀請上級領導、兄弟單位及外來嘉賓。本單位則用通知的形式行文。
禮遇較高的邀請, 則用印制精美的標準請柬, 以示禮貌和莊重。單位系統內部有時為了表示尊重, 也可以自行印制較為簡單的請柬。
怎樣寫邀請函?
邀請函的結構寫法類似公函。包括標題、稱謂、正文、敬語及落款幾個部分。
標題。一般只寫“ 邀請函”, 字號比通常標題要略大一些。有時也可以加“事由”, 如“關于參加中華民族凝聚力研討會的邀請函”。
稱謂。是對邀請對象的稱呼, 寫明對方姓名、職務、職稱、學銜。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。有時還可以加上“ 尊敬的”之類定語。
正文。邀請函的主體, 寫明邀請的主要內容,包括參加或活動的時間、地點及簡單提示。有較為詳細出席說明的, 通常要另紙說明, 避免邀請函寫得過長。
敬語。末尾用“敬請光臨”、“敬請光臨指導”、“請屆時出席” 之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。落款。落款寫明發文單位及時間。正式邀請函要加蓋公章, 以示莊重。
邀請函例析
常見的邀請函比較簡短。下面是一篇邀請參加活動的例文:
邀請函
×××局長:
200８ 年×月× 日上午9 時30 分在深圳機場進
行200８ 年度深圳市民用機場應急救援綜合演練,
請您光臨指導。( 上午9 點以前在一號航站二樓貴
賓廳集合)
深圳市交通局民航管理處
200８ 年× 月×日
這是一篇簡短的邀請函, 標題、稱謂、正文及落款寫法都較為規范。正文后面附簡單說明。其中“9點以前” 可以改為“9 時× 分集中”。
下面是一篇邀請參加會議的例文:
“深圳爭當建設有中國特色社會主義示范地區研討會” 邀請函
×××同志:
去年11 月, 江澤民總書記在深圳經濟特區成
立20 周年大會上發表了重要講話, 要求深圳等經
濟特區“繼續爭當建設有中國特色社會主義的示
范地區”。為深入貫徹落實江總書記這一重要講話
和“七一”重要講話精神, 根據廣東省委的指示,
深圳市委成立了“ 深圳建設有中國特色社會主義
示范地區實施綱要” 課題調研組, 在中國社會科
學院的大力支持和幫助下, 現已形成《實施綱要》
的初稿。中國社會科學院和深圳市委、市政府定
于9 月中旬在深圳聯合召開“ 深圳爭當建設有中
國特色社會主義的示范地區研討會”, 邀請全國知
名專家對《實施綱要》進行研討和論證。在此,
誠懇邀請您作為會議正式代表參加會議, 提供寶
貴意見( 研討會具體時間及相關事項另行函告)。
能否參加會議, 請及時函復為感。
聯系人: ××× 電話: ( 略) 傳真: ( 略)
附: 《深圳建設有中國特色社會主義示范地區
實施綱要》( 初稿)
中共深圳市委
深圳市人民政府
200８ 年×月×日
這是一篇較為典型的參加會議的邀請函。標題由會議名稱和“邀請函” 構成。正文較為詳細地介紹了研討會的由來和背景, 使受邀請者明確與會目的。末尾提出函復要求, 并注明聯系方法。常見的會議邀請函寫得更加簡要些, 正文寫清會議時間、地點、內容及赴會要求就可以了。
