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通信禮儀

打電話的禮儀要領

分類: 通信禮儀 禮儀詞典 編輯 : 禮儀知識 發布 : 08-10

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打電話時,我們需要注意的禮節主要有三個方面:
選擇好通話時間。應根據受話人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。
比如,白天宜在早晨8 點以后,節假日應在9 點以后,晚間則應在22 點以前,以免受話人不在或打擾受話人及家人的休息。如無特殊情況,不宜在中午休息時和一日三餐的常規時間打電話,以免影響別人休息和用餐。給單位打電話時,應避開剛上班或快下班兩段時間,還要顧及接話一方所在的場合。給國外的客戶打電話,還要特別注意其所在地與國內的時差和生活習慣。
擬好通話要點。在電話中應該說些什么,一次電話該打多久,打電話前應有“腹稿” 。如怕遺漏,可擬出通話要點,理順說話的順序,備齊與通話內容有關的文件和資料。電話撥通后,應先向對方問一聲“您好!”接著問:“您是× × × 單位嗎?”得到明確答復后,再報自己的單位和姓名,然后報出受話人姓名。如受話人不在,可請人轉告,或過一會兒再打。如撥錯了號碼,應向對方表示歉意。打電話的時間宜短不宜長,每次通話一般以3 分鐘~ 5 分鐘為宜。說話要簡明扼要,長話短說。
講究通話語言藝術。話如其人,不管是在公司還是在其他地方,憑雙方在電話里的講話方式,就可以互相判斷出對方的基本教養水準。電話的語言藝術,不僅要堅持用“您好”開頭,“請”字在中,“謝謝”結尾,更重要的是控制語氣語調。因為電話只聞其聲不見其人(可視電話除外) ,雙方的聲音是一個重要的社交因素,聲音往往代表自己的或組織的形象。因此,在通話時要態度和藹,聲調溫和而富有表現力,語氣適中,語言簡潔;口齒清晰,要抱著對方就在眼前的感覺來打電話,讓對方感到自己在微笑。特別是有關時間、地點要交待準確,使人感到親切自然,切不可高聲大喊,裝腔作勢或拿腔捏調、嗲聲嗲氣,更不能粗暴無理。打電話推銷產品時,要熟悉產品的特點、性能、價格,通話技巧、措詞要因人而異,因事、因時而異,不可千篇一律。放下電話時,務必雙手輕放。千萬不要在尚未告知受話人“再見”的情況下,猛然“砰”的一聲掛斷電話。
通信禮儀 08-10

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