公關(guān)書信的特點與要求
分類: 通信禮儀
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編輯 : 禮儀知識
發(fā)布 : 08-10
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公關(guān)書信的特點與要求
公關(guān)書信除了有公函處理公務(wù)和一般書信超越時空、溝通信息的特點以外，其區(qū)別于其他信函的主要特點是：
（１）商務(wù)性。商務(wù)書信是在商務(wù)活動中用來傳遞信息、洽談生意、磋商和解決經(jīng)濟(jì)問題的重要工具，從內(nèi)容到形式都具有極強的商務(wù)性質(zhì)和濃厚的經(jīng)濟(jì)色彩。
（２）憑證性。商務(wù)書信對于受信方來講，既可作為資料存檔備查，又可作為憑據(jù)使各經(jīng)濟(jì)主體建立良好的信譽，從而保障經(jīng)濟(jì)活動的正常進(jìn)行。在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時，它還具有重要的法律意義。
（３）求實審慎性。商務(wù)書信的目的在于傳達(dá)意見，洽商如何拓展業(yè)務(wù)，求得對方的準(zhǔn)確理解與合作。所以，這類書信在內(nèi)容上要求簡明實在，條理清楚，語言準(zhǔn)確，排除歧義。例如：
× × × 公司經(jīng)理先生惠鑒：
日前接奉貴公司第１６ 號來函，附來定貨單及匯票各一紙，承蒙惠顧，感銘良深。各貨已經(jīng)辦妥，即將付運。惟敝公司會計部核計貨款所附匯票短缺貨款達(dá)人民幣肆仟貳佰元，續(xù)查貴方上次匯款，亦尚欠人民幣叁仟元，故通知本次訂貨暫停付運。謹(jǐn)特飛函奉告，請將前后貨款結(jié)付，以清手續(xù)，各貨自當(dāng)即日起運不誤。
祝
財安
× × 公司業(yè)務(wù)部主任× × × 敬上
200× 年× 月× 日
此信不僅內(nèi)容求實、審慎，且語言委婉，容易為人所接受。商務(wù)書信的寫作要求有四：開門見山，語言明確；以誠相待、平等對話；內(nèi)容完整，注意表達(dá)；遣詞委婉，禮貌有加。
